【社会人・学生向け】締め切りを守れない人必見!原因と対策11選(おすすめツールあり)

2019年7月30日

リンクの一部にアフィリエイト広告を使用しています。

【社会人・学生向け】締め切りを守れない人必見!原因と対策11選(おすすめツールあり)

締め切りを守ることは、ビジネスの世界で成功するための重要なスキルです。しかし、多くの人がこの課題に苦戦しています。

なぜ、私たちは締め切りを守れないのでしょうか?

本記事では、締め切りを守れない原因を深掘りし、実践的な対策を提供します。さらに、おすすめのツールも紹介しますので、ぜひ最後までお読みください。

スポンサーリンク

なぜ締め切りを守れないのか?7つの根本的な理由

締め切りを守れない人には、以下のような共通点(理由)があります。

  1. 時間管理が苦手:タスクにかかる時間を正確に見積もれない
  2. 優先順位の設定がうまくできない:重要なタスクを後回しにしてしまう
  3. 計画性の不足:長期的な視点でスケジュールを立てられない
  4. 自己管理能力の低さ:集中力を維持できず、作業効率が上がらない
  5. プロクラステイネーション(先延ばし癖):心理的な抵抗感から作業開始を遅らせる
  6. 過度の楽観主義:タスクにかかる時間を過小評価しがち
  7. 完璧主義:完璧を求めすぎて作業が進まない

締め切りを守れないことの悪影響(社会人/学生)

締め切りを守れないことは、社会人と学生の両方に深刻な影響を及ぼします。それぞれの具体例を以下にまとめます。

守れない社会人の場合

  • 信頼関係の喪失:広告代理店で働く社員がキャンペーンの締め切りを守れず、クライアントが他の代理店に乗り換えるなど。同僚や上司、クライアントからの信頼を失い、重要なプロジェクトを任せてもらえなくなる。
  • ストレスとプレッシャーの増加:ITエンジニアが納期に追われて長時間労働を強いられるなど。精神的健康に悪影響を及ぼし、うつ病やバーンアウトのリスクが高まる。
  • プロジェクトの遅延とコストの増加:建設プロジェクトでの締め切り遅延により、追加の人員や資材が必要となり、コストが増加するなど。企業の評価や収益に悪影響を与え、プロジェクト全体の進行が遅れる。
  • キャリアへの悪影響:締め切りを守れないことで、営業担当者が契約締結の期限を守れず、昇進のチャンスを失う。昇進や重要な仕事を任せてもらえなくなり、キャリアの停滞を招く。
  • チーム全体の士気低下:チームメンバーの一人が締め切りを守れないことで、他のメンバーのモチベーションにも影響を与え、チーム全体の生産性が低下する。

守れない学生の場合

  • 成績や単位取得への影響:大学生が期末レポートの締め切りを守れず、単位を落とす。成績が低下し、卒業や進級に影響を及ぼす可能性がある。
  • 就職活動時の自己PRへの影響:企業でのインターンシップ中にプロジェクトの締め切りを守れず、評価が低くなる。就職活動時に自己PRが難しくなり、希望する企業への内定が得られにくくなる。
  • 社会人になるための準備不足:締め切りを守る習慣が身につかず、社会人になってからも同じ問題に直面する。社会人としての基本的なスキルが不足しているため、職場での評価が低くなる。
  • ストレスとプレッシャーの増加:締め切りに追われることで、学業やプライベートの時間が圧迫され、ストレスが増加する。精神的健康に悪影響を及ぼし、学業成績や日常生活に支障をきたす。
  • 人間関係のトラブル:グループプロジェクトで締め切りを守れず、他のメンバーが不満を抱く。信頼関係が損なわれ、友人やクラスメートとの関係が悪化する。

締め切りを守れない人のための対策11選

効果的な時間管理の方法

1日を30分単位でブロック分けし、各ブロックにタスクを割り当てる(タイムブロッキング)ことで、計画的に時間を使うことができます。これにより、集中力を維持しつつ、効率的に作業を進めることができます。

また、短時間の集中(25分)と休憩(5分)を繰り返すポモドーロテクニックで、長時間の作業でも疲れにくくなります。

優先順位の再評価

タスクを「緊急」「緊急でない」「重要」「重要でない」の4つに分類する(アイゼンハワーマトリックス)ことで、最も重要なタスクから取り組むことができ、効率的に仕事を進められます。

タスクのデリゲーション(委任)

タスクを分析し、委任可能な部分を特定します。適切な人材を選び、明確な指示と期待を伝え、進捗をフォローアップすることで、チーム全体の効率を向上させます。

定期的な進捗確認

1週間の進捗を振り返り、次週の計画を立てる(週次レビュー)ことで、計画の修正や改善が可能です。

また、チームで毎日短時間のミーティングを行い、進捗と課題を共有すること(デイリースタンドアップ)で、早期に問題を解決できます。

自己管理の強化

SMART(具体的・測定可能・達成可能・関連性のある・期限が明確)な目標を設定することで、具体的な達成目標を持つことができます。

また、自分の行動や感情を客観的に観察し、記録する(セルフモニタリング・タイムトラッキング)ことで、自己管理能力を向上させます。

コミュニケーションの強化

上司や関係者に進捗を報告し、フィードバックを求めることで、タスクの進行状況を共有しやすくなります。

また、互いに励まし合うアカウンタビリティパートナーを作ることで、締め切りを守るためのサポート体制を構築できます。

「自分締め切り」の設定

実際の締め切りの1〜3日前に自分用の締め切りを設定し、予期せぬ事態に備えた余裕を持つことで、締め切りを守りやすくなります。

環境の最適化

集中できる作業環境を整え、不要な通知やディストラクションを排除することで、効率的に作業を進めることができます。

ストレス管理

適度な運動マインドフルネス瞑想は、ストレス軽減と集中力向上に役立ちます。

自己効力感の向上

過去の成功体験を振り返り、自信をつけることで、次のタスクに対するモチベーションを高めることができます。

テンプテーションバンドリング

楽しい活動と必要なタスクを組み合わせることで、モチベーションを維持しやすくなります。

【シーン別】締め切りを守れない場合の具体的な実践例

上司・部下間のコミュニケーションによる締め切り改善例

締め切りを守るためには、上司と部下の間で適切なコミュニケーションを取ることが重要です。

締め切りを守れない部下に対する上司の役割

  • 明確な期待と締め切りの設定
  • 定期的な進捗確認と適切なフィードバック
  • 部下の能力と状況に応じたタスク分配

守れない部下の役割

  • 進捗状況の定期的な報告
  • 問題が発生した際の早期相談
  • 自己管理能力の向上と時間管理スキルの習得

メールを使った締め切り管理例

ビジネスにおいて、メールは重要なコミュニケーションツールです。締め切りを守るためのメール活用法を紹介します。

  1. 締め切り日時の明確化:メール本文に締め切り日時を明記
  2. リマインダーの設定:重要な締め切りにはメールソフトのリマインダー機能を活用
  3. フォローアップメール:締め切り前に進捗確認のメールを送信
  4. メールの優先度設定:締め切りに関するメールに高い優先度を設定

「守れない」の代表例:クリエイター(イラストレーターなど)の締め切り管理術

創造的な職業では、インスピレーションや制作プロセスに時間がかかることがあります。以下の方法で締め切りを守りやすくなります。

  1. 制作プロセスの細分化:ラフ案、下書き、着色など段階ごとに締め切りを設定
  2. バッファタイムの確保:予期せぬ修正や変更に備えて余裕を持たせる
  3. クライアントとの密なコミュニケーション:進捗状況を定期的に共有し、期待値を調整
  4. ポートフォリオ管理:過去の作品の制作時間を記録し、見積もりの精度を向上

締め切りを守れない人におすすめのツール5選

Todoist:タスク・締め切り日時管理の決定版

Todoist
©Doist Inc.

Todoistは、タスク管理アプリの中でも特に優れた機能を持つツールです。タスクの優先順位付け、リマインダー設定、プロジェクト管理など、多彩な機能を備えています。シンプルで使いやすいインターフェースが特徴で、初心者でも直感的に操作できます。

さらにタスクをプロジェクトごとに分類し、期限を設定することで、締め切りを見逃すことなく管理することが可能です。

Trello:ビジュアル重視のプロジェクト管理ツール

Trello
©Atlassian

Trelloは、視覚的なアプローチでプロジェクト管理を行うツールです。カンバンボード、チェックリスト、期限設定などの機能を提供し、直感的な操作で進捗状況を一目で把握できます。

ビジュアル重視のユーザーにとって特に有用なツールといえるでしょう。各タスクをカードとして管理し、進捗に応じてボード上で移動させることで、全体の進行状況を視覚的に確認することが可能です。

RescueTime:守れない時間習慣を可視化

RescueTime
©RescueTime

RescueTimeは、あなたの時間の使い方を自動的に記録し、可視化するツールです。アプリやウェブサイトの使用時間をトラッキングし、生産性スコアを算出してくれます。

自動で時間の使い方を記録し、詳細なレポートを生成するため、自分の時間の使い方を客観的に分析が可能。これにより、どのタスクに時間をかけすぎているかを把握し、効率的な時間配分を行うことができます。

Forest:スマホ依存症対策と集中力向上

Forest
©Seekrtech

Forestは、スマホ依存症対策と集中力向上を兼ねたユニークなアプリです。集中時間を設定すると、その間バーチャルな木が成長していきます。ゲーミフィケーションの要素を取り入れることで、楽しみながら集中力を高めることができます。

例えば、一定時間スマホを触らずに作業に集中すると、バーチャルな森が成長し、達成感が得られます。

Notion:オールインワンの生産性向上ツール

Notion
©Notion Labs, Inc.

Notionは、ノート作成、タスク管理、データベース、ウィキなど、多様な機能を一つのアプリで提供するオールインワンの生産性向上ツールです。高度にカスタマイズ可能で、様々な用途に対応できるのが特徴です。

個人の好みや仕事のスタイルに合わせて柔軟に使用できます。プロジェクトの進捗管理、メモの整理、データベースの作成など、あらゆる業務を一元管理可能です。

ADHD・発達障害・うつ病と「締め切りを守れない」の関連性

締め切りを守ることの困難さは、ADHD、発達障害、うつ病などの精神疾患と密接に関連していることが研究により明らかになっています。これらの障害を持つ人々は、時間管理や生産性の面で特有の課題に直面することが多く、適切な支援と戦略が必要とされます。

ADHD等の発達障害との関連性

ADHDを持つ人は、時間管理、タスクの優先順位付け、集中力の維持などに困難を感じることが多いです。LITALICOワークスの記事によると、「発達障害の特性の中には、スケジュールやタスク(作業)の管理が困難に感じるというものもあり、時間に間に合わなかったり、ぎりぎりになってしまったりするケースも見られる」とのことです。

また、自閉症スペクトラム障害(ASD)などの発達障害を持つ人々も、締め切りの管理に苦労することがあります。これは、実行機能の困難さ、柔軟性の欠如、または社会的コミュニケーションの課題に起因する可能性があります。科学研究費助成事業(KAKEN)のプロジェクトでは、「時間管理・自己管理に困難を示す発達障害児への時間管理支援ツールの活用」について研究が行われており、この分野での支援の必要性が認識されています。

うつ病との関連性

うつ病は、モチベーションの低下、集中力の欠如、決断力の低下などの症状を引き起こし、これらは全て締め切りを守ることを困難にします。WIRED.jpの記事では、うつ病患者の脳が「不健康な思考パターンに囚われて、それがさらに不健康な考えを強めるような状態になる」と説明されています。この否定的思考の反芻が、タスクの遂行や締め切りの管理を困難にする一因となる、もしくは締め切りを守れないこと自体がうつのきっかけの一つとなっている可能性があります。

締め切りを守れない際の対処法

これらの障害・疾患を持つ人々にとって、締め切りの管理は単なる生産性の問題ではなく、全体的な生活の質に影響を与える重要な要素です。適切な支援、理解、そして個々のニーズに合わせた戦略の開発が、締め切りを守る能力の向上と、それに伴うストレスの軽減に不可欠です。医療専門家、教育者、そして雇用主が協力して、これらの課題に対する包括的なアプローチを提供することが重要です。

病気を治したい場合は?

これらはいずれも脳の機能や構造に関連していると考えられており、遺伝的要因や環境要因が複雑に絡み合って発症すると考えられています。適切な診断と治療を受けることで症状の改善が期待できます。治療法としては、薬物療法や心理療法、行動療法などがあり、個々の状況に応じて適切な治療法が選択されます。

また、単なる「病気」というラベルだけで単純に片付けるのではなく、その人の特性の一部として捉え、適切な支援や環境調整を行うことが重要です。社会の理解と支援体制の充実が求められています。

締め切りを守れない人が何よりも前に心がけるべき、たった一つの教え

締め切りを守れない人が最も心がけるべきことは、「小さな成功体験を積み重ねる」ことです。大きなタスクを小さな目標に分割し、それぞれの達成を祝うことで、着実に前進する感覚を得られます。これにより、自己効力感が向上し、より大きなタスクにも自信を持って取り組めるようになります。

まとめ:「締め切りが守れない」を卒業しよう!

締め切りを守ることは、プロフェッショナルとしての信頼性を示し、キャリアの成功につながる重要なスキルです。本記事で紹介した対策やツールを活用し、自分に合った方法を見つけてください。小さな成功を積み重ね、徐々に締め切りを守る習慣を身につけていきましょう。

どうしても守れないアナタのための行動チェックリスト

  • 1日の始まりにToDoリストを作成する
  • タスクの優先順位を決める
  • 大きなタスクを小さな目標に分割する
  • 集中作業の時間帯を設定する
  • 定期的に進捗を確認し、必要に応じて計画を調整する
  • 達成したタスクを記録し、自分を褒める

このチェックリストを日々の習慣に組み込むことで、締め切りを守る力が着実に身についていくでしょう。

締め切りを守ることは、単なる時間管理以上の意味があります。それは、プロフェッショナルとしての信頼性を示し、キャリアの成功につながる重要なスキルなのです。

今日から、新しい習慣づくりを始めてみませんか?

¥935 (2024/07/17 11:56時点 | Amazon調べ)
\楽天ポイント5倍セール!/
楽天市場

スポンサーリンク

-ライターの仕事術
-