急いで謝罪文を作成しなきゃいけないけれど、謝罪文の書き方をミスって、さらに相手を怒らせたくない。「心（誠意）を込める」って言われても、どうやってやればいいの・・・？
誰だって失敗はしたくないもの。だけど、人間必ずしもミスをしてしまいます。
後悔するのは（文字どおり）後回しにして、まずは一刻も早く相手に謝罪をしなければいけませんよね。
謝罪文の書き方をネットで検索してみると、どのサイトや本も「心を込めろ」「誠心誠意謝れ」といった精神論を語っているものばかり。
しかし、謝罪文に無理やり「心」を込めようとすると、かえって失敗するというのが僕の考えだったりします（※理由は後述）。
むしろ、例文やテンプレート（コピペ）を積極的に活用すべきです。
そこで今回は、謝罪文の作成に役立つ例文・テンプレートがダウンロードできるおすすめサイトや、具体的な謝罪文の書き方について解説します。
- 謝罪文の例文・テンプレートサイトおすすめ5選
- 「心を込めた謝罪文」が失敗する理由
- コピペっぽくならない謝罪文の書き方【3ステップ】
内容はこんな感じ。
この記事を読めば、万が一仕事でミスをしてしまったときも、感情に振り回されず冷静に対処できるようになるはず。ぜひ最後までご覧ください。
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謝罪文の例文・テンプレートがダウンロードできるおすすめサイト5選
無料のビジネス書式テンプレート
さまざまなビジネス書類のテンプレートが1,200以上無料公開されているサイトがこちら。
Wordファイル（docx）がダウンロードできるので、いちいちテキストをコピペする手間が省けるのがポイント。
謝罪文の内容だけでなく、書式やレイアウトの参考にするのにも便利ですね。
ビジネスメールの教科書
一般社団法人日本ビジネスメール協会が監修している、メールの書き方やテンプレートをまとめサイトがこちら。
新型コロナウィルス感染症に伴うイベント中止のお詫びメールなど、時勢にあわせた例文が更新されているのが大きな特徴です。
テンプレートをもとに文章を書く際の注意点なども解説してくれているので、単なるコピペメールにもなりにくいですよ。
謝罪メールの文例・テンプレート一覧 （社外向け）|ビジネスメールの教科書
手紙/メール/ビジネス文書の文例集
とにかく様々なカテゴリで例文が用意されているテンプレサイト。
「酔った勢いの無礼」や「友達への失礼」などシチュエーションも非常に豊富です。
それぞれのジャンルごとの例文数はそれほど多くないので、構成をもとにうまくアレンジするのがおすすめですね。
手紙の書き方（MIDORI）
老舗文房具ブランド・ミドリが運営する手紙の書き方コンテンツがこちら。
文具ブランドらしく、便箋を使った手書き謝罪文の書き方を丁寧に解説してくれています。
マナー協会監修の手紙アシスタントもあるので、あらたまった手紙を書きたいときは利用してみては？
【仕事・ビジネス】「お詫び」の手紙のマナーと文例 | 手紙の書き方
英語メールマスター
英語メールに特化した書き方や例文が数多く掲載されているサイトがこちら。
フレーズごとに謝罪文が分けられているため、適切なものを選んで文章を組み立てていくことができます。
全体の構成に関しては、別ページの書き方解説を参考にしましょう。
「心を込めた謝罪文」が失敗する理由
例文やテンプレを使うと、心がこもった謝罪文が書けないんじゃないの？
そんなふうに感じる人も多いかと思いますが、無理に心（誠意）を込めることを意識しすぎると、逆に失敗することが多いです。
その理由は、次の3つ。
- 感情を込めると「言い訳」が出てくる
- 対応・連絡が遅れてしまう
- 問題の根本解決につながらない
それぞれ詳しく解説していきますね。
理由①：感情を込めると「言い訳」が出てくる
心に嘘をつかずに文章を書けば、必ず「言い訳」が出てきてしまいます。
相手に申し訳ないという気持ちも、もちろんあるはずですが、一番強い感情は、
- 相手に悪く思われたくない
- これ以上ミスをしたくない
といった、自分本位の気持ちだからです。
そのことが悪いわけじゃありません。人間ならそう考えて当然ですからね。
だからこそ例文やテンプレートをうまく使って、感情と文章を適度に切り離すことが大切です。
心は意図的に込めるものではなく、しかるべき行動の中で自然と表れるもの。無理に意識する必要はありません。
理由②：対応・連絡が遅れてしまう
「心」なんて曖昧なものを基準に文章を書こうとしても、
- どんなふうに書けばいいのか？
- 本当にこの文章が正しいのか？
といった疑問や不安が次々と浮かんできて、一向に謝罪文を書き上げることができません。
問題を起こしてしまったときに最も重要なのは、迅速対応です。
例文やテンプレートは、そんなときに力強い味方になってくれます。
焦る気持ちでゼロから文章を書こうとしても、うまくいくはずがないですからね。
理由③：問題の根本解決につながらない
相手が本当に求めているのは形ばかりの謝罪ではなく、迅速な問題解決です。
問題の原因分析と対応策を明確にしない謝罪文は、相手を煙にまくだけの不誠実な行為。そのことは文章を通して相手にもしっかりと伝わってしまいます。
例文・テンプレートをひな形として謝罪文を考えていくと、問題を客観的に整理し直し、取るべき対応方法が自ずと明らかになるというメリットもあります。
誠意は文章ではなく、行動で示すもの。
謝罪の気持ちは言葉で取り繕うのではなく、しっかりとした問題解決への姿勢で表しましょう。
行動（問題解決）さえすれば、心を込めて謝る必要はないの？
そんなわけは、当然ありません。
というわけで、次項は具体的な例文・テンプレートを使った謝罪文の書き方について解説していきます。
コピペっぽくならない謝罪文の書き方【3ステップ】
手順①：例文・テンプレートを選ぶ
まずは、この記事で紹介したようなサイトの中から、自分のケースに合った例文・テンプレートを選びましょう。
その際、例文を眺めながら、謝罪する相手がその文章を読んでいる姿を想像し、適切かどうかを確認するのがポイントです。
シチュエーションとミスマッチな謝罪文を選んでしまうと、取り返しのつかないことになってしまうので注意が必要です。
こうやって例文を分析しているうちに、自然と冷静になっていく・・・なんてメリットもありますよ。
手順②：謝罪文を考える
例文・テンプレートが決まったら、それらをひな形に文章を作成する作業に移ります。
その際、単純に名前や言い回しを変えるのではなく、全体の構成をお手本にするのがポイント。
謝罪文に限らず、文章には目的や内容に合わせたふさわしい構成（フレームワーク）というものが必ず存在します。
構成の作り方さえ頭に入っていれば、テンプレに頼らなくてもスラスラと文章が書けるようになりますよ。
手順③：問題の本質や解決策を模索する
謝罪文の内容を考えるのと同時に、根本の問題分析や解決方法も同時に考えていきましょう。
- しっかりと問題を分析できているか？
- 適切な対応策を出しているか？
文章の中でも、この2つにはしっかり言及しておくべきです。
謝罪が先か？問題解決が先か？という意見がありますが、この方法なら同時並行で行えますね。
文章のひな形は、そのまま思考のフレームワークにもなって便利ですよ。
【重要】誤字脱字がないかしっかり確認する
どんなに内容がしっかりした謝罪文でも、誤字脱字やタイプミスがひとつでもあれば相手からの信頼はガタ落ちになってしまいます。
単純な表記ミスのほかにも、間違った敬語を使っていたり、知らぬうちに不適切な表現を用いたりといった危険性もあるので注意しましょう。
しかし、目視での確認は、何度やっても見落としがどうしても発生してしまいます（経験がある方も多いはず）。
そういったときは、『文章校正ツール』を活用すると便利です。
人力（目視）とツール（AI）を組み合わせれば、ミスもぐっと減りますし、チェック効率も格段にアップしますよ。
【おまけ】AIに謝罪文をおまかせしてみては・・・？『Catchy』
テンプレートを使うと、いかにも「定型文」っぽい文章になってしまって、相手に良い印象を与えないのでは・・・？
そんな不安を感じている方におすすめなのが、
AIがライティング【Catchy】
というツールです。
こちらは高精度言語AI「GPT-3」を使い、100種類以上の文章やアイデアを自動生成してくれるというもの。
謝罪文の生成ツールもしっかり用意されており、謝りたい理由を入力するだけでAIが最適な文章を考えてくれるというのだから驚きです。
ほかにも、
- お礼メール
- 確認メール
- キャンセルメール
- お断り文
- オファーメッセージ
などなど、メール・メッセ関連だけでもさまざまな自動生成ツールが揃っています。
有料サービスですが、毎月10クレジットまでは無料で使えるので、興味がある方はぜひ一度お試しあれ。
» AIがライティング【Catchy】（無料登録はこちら）
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まとめ
今回は、例文やテンプレートを活用した謝罪文の書き方について解説しました。
最後に、簡単に記事の内容をまとめておきます。
- 謝罪文は例文やテンプレートを積極的に活用すべき。
- 心（誠意）を無理に込めようとすると、かえって逆効果。
- 謝罪文作成の手順は ①ひな形選び ②原稿作成＋問題解決 ③校正 の順番で行う
誤解のないように言っておきますが、「心から謝る必要がない」という意味では全くありませんからね。
仕事のミスは、チャレンジの代償でもあります。
過度にミスを恐れてばかりいると、行動に尻込みしてしまい、みすみすチャンスを逃してしまいかねません。
いざというときはテンプレやツールがあるという安心感を心の支えにして、積極的に挑戦していきましょう。
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