ビジネスや日常生活で役立つ!文章例文サイト&アプリ+おすすめ文例集15選

2019年10月24日

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堅い文章・柔らかい文章の書き方+おすすめ例文集15選【メール/ビジネス文書】
読者
  • 仕事のメールやビジネス文書に適切な文章の書き方がよくわからない。
  • なるべく失礼がないようにお堅い文章がいいのか、それともあまりかしこまりすぎず、適度に柔らかい文章のほうがいいのか・・・。
  • それぞれの文章の書き方や、参考になる例文集があれば教えて!

そんな悩みをお持ちのあなたのために、役立つ情報をまとめてみました。

仕事でも、メールやチャットでコミュニケーションをすることが、すっかり当たり前になった昨今。

知らず知らずのうちに友人とのやり取りと同じような感覚で書いてしまい、相手に失礼な文章を送ってしまってはいませんか?

手書きの手紙なら、それなりの心算でかしこまった文章が書ける人も、メールやチャットだとついつい砕けた言い回しになってしまうんですよねぇ・・・。

かといって、場にそぐわない堅苦しいだけの文章一辺倒では、相手と適切な関係を築くのは難しいのも事実。なんとも難しいものです。

そこで今回は、ビジネス文書やメールなどで堅い文章・柔らかい文章を書くためのコツを、できるだけシンプルに解説します。

※正確には「硬い文章」が正しい書き方ですが、一般的には「堅い」を用いる人が多いようなので、あえてそちらに倣って表記しています。

  • 堅い文章・柔らかい文章の書き方解説
  • おすすめの例文サイト・文例集

内容はこんな感じ。

アンチョコ代わりに持っておくと便利な、例文まとめサイトや本なども紹介しているので、この記事を読めば、シーンに合わせて適切な文章がスラスラと書けるようになるはず。

相手に不快な思いをさせないだけでなく、最適な関係を築いていきたい方は、ぜひ最後までご覧ください。

記事を読むのが面倒な方は、まとめだけでもぜひチェックを。

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堅い文章の書き方(5つのコツ)

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敬語で書く

堅い文章に限らず、ビジネスメールは当然「敬語」が基本です。

ただし、間違った敬語を使ってしまうと、かえって逆効果になってしまうので注意が必要。

敬語とひとことで言っても、

  • 尊敬語
  • 謙譲語
  • 丁寧語

などの違いがあり、二重敬語などのミスも発生しやすいため、慎重な言葉選びが大切です。

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手軽に使えるおすすめツールは別記事でも詳しく紹介しています。

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漢字を多めに使う

ぱっと見でも、漢字の割合が多い文章は堅い印象になります。

かといって、相手が読めない漢字を多用するとマウントをとっているように見えてしまうので注意しましょう。

名詞・熟語・慣用句を用いる

固有名詞や専門用語を用いたり、動詞を熟語や慣用句で表現することでも堅いイメージを作り出せます。

ただし、相手に通じない専門用語を使ったり、取ってつけたような慣用句を多用すると、逆に程度の低い文章に見えてしまうので注意が必要です。

熟語や慣用句はピッタリのものを見つけるのが難しい・・・。

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むやみに改行・空白行を入れない

ネットの文章では改行や空白行を多用する傾向にありますが、かしこまった文章ではあまり適切とは言えません。

また、それぞれの一文が短文すぎる場合は、接続詞なども使うといいでしょう。

「しかし」のような多用しがちな接続は、「それでも」のように置き換えるとさらに堅さが出ます。

とはいえ、あまりにも改行が少なすぎる文章や接続詞ばかりで一文が長すぎる文章は読みづらくなってしまうので、適切な長さに調整しましょう。

理解しやすいように直す

上記のような手法は、やりすぎると単なる読みづらいだけの文章になってしまう危険性があります。

一通り文章を硬くリライトした後は、あらためて全体に目を通し、読みやすい(理解しやすい)内容に修正しましょう。

柔らかい文章の書き方(5つのコツ)

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話し言葉で書く

一般的に会話で用いられる「話し言葉」ですが、同じニュアンスを文章に適度に取り入れることで、全体として柔らかい印象を与えることができます。

ビジネスの場では、よほど親しい間柄でない限り、あまりにくだけた話し言葉を文章で用いるのは適切でないので、「だ・である調」を「ですます調」に変えると、若干柔らかいイメージになりますよ。

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漢字をひらがなに開く

パソコンで文章を作成していると、ついつい変換で漢字を多く使ってしまいがちですが、適度にひらがなに「ひらく」ようにすると、パッと見でも柔らかい印象になります。

難読漢字はもちろんのこと、

  • 後で(あとで)
  • 予め(あらかじめ)
  • 致します(いたします)
  • 未だ(いまだ)
  • 上手く(うまく)

のように、漢字で書きがちなものもなるべく開いてみるのがおすすめですね。

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名詞・熟語・慣用句を言い換える

一般的によく用いられる定番の熟語や慣用句も、意味を噛み砕いてより平易な文章に直すことで、堅苦しい印象が軽減できます。

こういった語句は知らず知らずのうちに誤用しているケースも多いので、いま一度見直すいい機会かもしれない

改行や空白行を入れる

改行や空白行は、手軽に柔らかいイメージや読みやすい印象を作り出せる便利ツールです。

とはいえ、便利だからとあまり多用するのは厳禁。

改行の代わりにすべて空白行を用いてしまう人も中にはいるようですが、

  • 改行:一文ごと、もしくは段落が三行以上になった場合など
  • 空白行:段落と段落の間

このようにしっかり使い分けたほうがいいですね。

最低限の品位を保つ

過度に柔らかい表現を意識しすぎると、くだけすぎて相手に対し失礼な文章になってしまう恐れもあります。

最後にもう一度、文章全体をしっかり見直し、適度な品位と礼節は保つよう心がけましょう。

おすすめの例文サイト8選

レターなび

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郵便局の公式サイトで公開している手紙の文例集。まずはこちらをチェックしてみましょう。

ビジネス・プライベート・冠婚葬祭・季節の挨拶に至るまで300を超える様々な例文が紹介されています。

手紙を書く上での心構えやマナーなどのコラムも載っており、手本を参考にさらに心を込めて文章を書くための情報を学ぶことができます。

なんといっても天下の日本郵便。ここのお手本がマナー違反になるということはおそらくないでしょうね。

レターなび - 日本郵便

くらしの文例

くらしの文例

マナーと共に、しっかり心を込めた手紙を書きたいなら、こちらのサイトもおすすめ。

「ミドリ」ブランドで有名な文具メーカー・デザインフィルが紹介している暮らしの文例集です。

ステップ式で様々な手紙書式を作成できる手紙アシスタントというコンテンツもあります。

くらしの文例 | 手紙の書き方

挨拶状文例集

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挨拶状や案内状の印刷もお願いしたいなら、こちらのサイトも便利です。

印刷会社が独自にまとめた、ビジネス・プライベートで使える挨拶状の文例集。

そのまま挨拶状のプリントやポスト投函代行をオーダーできるのが便利ですね。

挨拶状文例集|PRINT MATE

ビジネスメールの教科書

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失礼のないビジネスメールの基礎を学びたいなら、こちらのサイトがぴったりです。

一般社団法人・日本ビジネスメール協会(こういった団体があるんですねぇ)が監修したビジネスメールのポータルサイト。

文例集や文章テンプレートだけでなく、メール対応のコツや誤送信防止ポイントなど、様々なメールテクニックも紹介されています。

ビジネスメールの教科書

ProPortal文例集

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他のサイトで見つからなかったにニッチな例文も、こちらのサイトなら見つかるかも。

シンプルなサイトデザインですが、非常にジャンルが豊富な文例集。

「消費税増税案内」や「台風お見舞い」など、タイムリーな話題にもぴったりの文章例文を用意してくれています。

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英語例文検索

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英語でメールや手紙を書くなら、こちらのサイトが参考になります。

ウェブ辞書として有名なWeblioによる英語の文例検索ツール。

無料会員になることでよく使う文例をお気に入り登録しておくことも可能です。

英語例文検索 ~ビジネスメールや英文の手紙の文例~ - Weblio辞書

直子の代筆

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例文をもとに文章作成できるアプリを探している方は、こちらを試してみては?

質問に答えるだけでビジネスやプライベートに活用できる様々な文章を自動生成してくれる便利なアプリ。

作成した文章のサンプルはこちらで見ることができます。

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パソコン入力スピード認定試験 過去問題

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タイピング練習用の例文をお探しなら、とりあえずこちらを真っ先にチェックしましょう。

ブラインドタッチや長文ライティングなど、タイピングのトレーニングをするのに最適な文章例文を探すなら、やっぱり実際のワープロ試験で使用されている問題を参考にするのが一番ですからね。

こちらにも別の試験の例文が少し掲載されています。

パソコン入力スピード認定試験 過去問題 | 公益財団法人全国商業高等学校協会

おすすめの文例集7冊

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書名の通り「5分」とまではいかないかもしれませんが、失礼のないメールをなるべく早く効率的に書きたいなら、こういったレファレンス本はいつも傍に置いておきたいですね。

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何かと書く機会が多い「一筆箋」の文例がまとめられた一冊。あれって、意外と何を書こうか迷いますからねぇ・・・。

こちらもKindle unlimited対応。ほかにも読み本題対象の例文集は色々とあるので、加入者はぜひチェックしてみましょう。

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まとめ

今回は、堅い文章・柔らかい文章の書き方について解説しました。

最後にもう一度、記事の内容をおさらい。

堅い文章を書くコツ

  • 敬語で書く
  • 漢字を多めに使う
  • 名詞・熟語・慣用句を用いる
  • むやみに改行・空白行を入れない
  • 理解しやすいように直す

柔らかい文章を書くコツ

  • 話し言葉で書く
  • 漢字をひらがなに開く
  • 名詞・熟語・慣用句を言い換える
  • 改行や空白行を入れる
  • 最低限の品位を保つ

本来なら、相手によって書き分けなどせず、硬軟のバランスに優れた「プレーンな文章」が書ければ一番良いのですが、そういった文章が最も難しいのは誰もが知るところ。

こればかりは何度も書きながら体で覚えていくしかありませんね。

とりあえず堅い文章の書き方の基本さえしっかりマスターしておけば、致命的な失敗は避けられるので、まずはこちらから学ぶのがオススメ。

文章スキル全体をアップさせたい方は、専門の文章講座を試してみるのもいいかもしれません。

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文章ミスの怖いところは、知らず知らずのうちに相手にとって失礼な行いをしていることに書き手自身が気付けない点にあります。

一刻も早く、正しい知識を身につけ、避けられるトラブルは積極的に回避していきましょう!

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