ビジネスや日常生活で役立つ！文章例文サイト＆アプリ＋おすすめ文例集15選

そんな悩みをお持ちのあなたのために、役立つ情報をまとめてみました。

仕事でも、メールやチャットでコミュニケーションをすることが、すっかり当たり前になった昨今。

知らず知らずのうちに友人とのやり取りと同じような感覚で書いてしまい、相手に失礼な文章を送ってしまってはいませんか？

手書きの手紙なら、それなりの心算でかしこまった文章が書ける人も、メールやチャットだとついつい砕けた言い回しになってしまうんですよねぇ・・・。

かといって、場にそぐわない堅苦しいだけの文章一辺倒では、相手と適切な関係を築くのは難しいのも事実。なんとも難しいものです。

そこで今回は、ビジネス文書やメールなどで堅い文章・柔らかい文章を書くためのコツを、できるだけシンプルに解説します。

※正確には「硬い文章」が正しい書き方ですが、一般的には「堅い」を用いる人が多いようなので、あえてそちらに倣って表記しています。

• 堅い文章・柔らかい文章の書き方解説
• おすすめの例文サイト・文例集

内容はこんな感じ。

アンチョコ代わりに持っておくと便利な、例文まとめサイトや本なども紹介しているので、この記事を読めば、シーンに合わせて適切な文章がスラスラと書けるようになるはず。

相手に不快な思いをさせないだけでなく、最適な関係を築いていきたい方は、ぜひ最後までご覧ください。

記事を読むのが面倒な方は、まとめだけでもぜひチェックを。

堅い文章の書き方（5つのコツ）

敬語で書く

堅い文章に限らず、ビジネスメールは当然「敬語」が基本です。

ただし、間違った敬語を使ってしまうと、かえって逆効果になってしまうので注意が必要。

敬語とひとことで言っても、

• 尊敬語
• 謙譲語
• 丁寧語

などの違いがあり、二重敬語などのミスも発生しやすいため、慎重な言葉選びが大切です。

3つのポイントを覚えればOK。二重敬語の失敗例＋チェックのコツ

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手軽に使えるおすすめツールは別記事でも詳しく紹介しています。

【無料あり】話し言葉を書き言葉に直すアプリ・サイトおすすめ5選

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【無料あり】ビジネスで失敗しない！おすすめ敬語変換ツール3選

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漢字を多めに使う

ぱっと見でも、漢字の割合が多い文章は堅い印象になります。

かといって、相手が読めない漢字を多用するとマウントをとっているように見えてしまうので注意しましょう。

名詞・熟語・慣用句を用いる

固有名詞や専門用語を用いたり、動詞を熟語や慣用句で表現することでも堅いイメージを作り出せます。

ただし、相手に通じない専門用語を使ったり、取ってつけたような慣用句を多用すると、逆に程度の低い文章に見えてしまうので注意が必要です。

熟語や慣用句はピッタリのものを見つけるのが難しい・・・。

かっこいい慣用句が使いたい！おすすめの慣用句辞書・サイト・アプリ15選

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むやみに改行・空白行を入れない

ネットの文章では改行や空白行を多用する傾向にありますが、かしこまった文章ではあまり適切とは言えません。

また、それぞれの一文が短文すぎる場合は、接続詞なども使うといいでしょう。

「しかし」のような多用しがちな接続は、「それでも」のように置き換えるとさらに堅さが出ます。

とはいえ、あまりにも改行が少なすぎる文章や接続詞ばかりで一文が長すぎる文章は読みづらくなってしまうので、適切な長さに調整しましょう。

理解しやすいように直す

上記のような手法は、やりすぎると単なる読みづらいだけの文章になってしまう危険性があります。

一通り文章を硬くリライトした後は、あらためて全体に目を通し、読みやすい（理解しやすい）内容に修正しましょう。

柔らかい文章の書き方（5つのコツ）

話し言葉で書く

一般的に会話で用いられる「話し言葉」ですが、同じニュアンスを文章に適度に取り入れることで、全体として柔らかい印象を与えることができます。

ビジネスの場では、よほど親しい間柄でない限り、あまりにくだけた話し言葉を文章で用いるのは適切でないので、「だ・である調」を「ですます調」に変えると、若干柔らかいイメージになりますよ。

ですます調／である調の使い方＋おすすめ変換ツール【混在もアリ】

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漢字をひらがなに開く

パソコンで文章を作成していると、ついつい変換で漢字を多く使ってしまいがちですが、適度にひらがなに「ひらく」ようにすると、パッと見でも柔らかい印象になります。

難読漢字はもちろんのこと、

• 後で（あとで）
• 予め（あらかじめ）
• 致します（いたします）
• 未だ（いまだ）
• 上手く（うまく）

のように、漢字で書きがちなものもなるべく開いてみるのがおすすめですね。

【保存版】漢字・ひらがな使い分けルール200＋ツール3選【超便利】

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名詞・熟語・慣用句を言い換える

一般的によく用いられる定番の熟語や慣用句も、意味を噛み砕いてより平易な文章に直すことで、堅苦しい印象が軽減できます。

こういった語句は知らず知らずのうちに誤用しているケースも多いので、いま一度見直すいい機会かもしれない

改行や空白行を入れる

改行や空白行は、手軽に柔らかいイメージや読みやすい印象を作り出せる便利ツールです。

とはいえ、便利だからとあまり多用するのは厳禁。

改行の代わりにすべて空白行を用いてしまう人も中にはいるようですが、

• 改行：一文ごと、もしくは段落が三行以上になった場合など
• 空白行：段落と段落の間

このようにしっかり使い分けたほうがいいですね。

最低限の品位を保つ

過度に柔らかい表現を意識しすぎると、くだけすぎて相手に対し失礼な文章になってしまう恐れもあります。

最後にもう一度、文章全体をしっかり見直し、適度な品位と礼節は保つよう心がけましょう。

おすすめの例文サイト8選

レターなび

郵便局の公式サイトで公開している手紙の文例集。まずはこちらをチェックしてみましょう。

ビジネス・プライベート・冠婚葬祭・季節の挨拶に至るまで300を超える様々な例文が紹介されています。

手紙を書く上での心構えやマナーなどのコラムも載っており、手本を参考にさらに心を込めて文章を書くための情報を学ぶことができます。

なんといっても天下の日本郵便。ここのお手本がマナー違反になるということはおそらくないでしょうね。

レターなび - 日本郵便

くらしの文例

マナーと共に、しっかり心を込めた手紙を書きたいなら、こちらのサイトもおすすめ。

「ミドリ」ブランドで有名な文具メーカー・デザインフィルが紹介している暮らしの文例集です。

ステップ式で様々な手紙書式を作成できる手紙アシスタントというコンテンツもあります。

くらしの文例 | 手紙の書き方

挨拶状文例集

挨拶状や案内状の印刷もお願いしたいなら、こちらのサイトも便利です。

印刷会社が独自にまとめた、ビジネス・プライベートで使える挨拶状の文例集。

そのまま挨拶状のプリントやポスト投函代行をオーダーできるのが便利ですね。

挨拶状文例集｜PRINT MATE

ビジネスメールの教科書

失礼のないビジネスメールの基礎を学びたいなら、こちらのサイトがぴったりです。

一般社団法人・日本ビジネスメール協会（こういった団体があるんですねぇ）が監修したビジネスメールのポータルサイト。

文例集や文章テンプレートだけでなく、メール対応のコツや誤送信防止ポイントなど、様々なメールテクニックも紹介されています。

ビジネスメールの教科書

ProPortal文例集

他のサイトで見つからなかったにニッチな例文も、こちらのサイトなら見つかるかも。

シンプルなサイトデザインですが、非常にジャンルが豊富な文例集。

「消費税増税案内」や「台風お見舞い」など、タイムリーな話題にもぴったりの文章例文を用意してくれています。

ProPortal文例集

英語例文検索

英語でメールや手紙を書くなら、こちらのサイトが参考になります。

ウェブ辞書として有名なWeblioによる英語の文例検索ツール。

無料会員になることでよく使う文例をお気に入り登録しておくことも可能です。

英語例文検索 ～ビジネスメールや英文の手紙の文例～ - Weblio辞書

直子の代筆

例文をもとに文章作成できるアプリを探している方は、こちらを試してみては？

質問に答えるだけでビジネスやプライベートに活用できる様々な文章を自動生成してくれる便利なアプリ。

作成した文章のサンプルはこちらで見ることができます。

直子の代筆（Windows／Android）

パソコン入力スピード認定試験 過去問題

タイピング練習用の例文をお探しなら、とりあえずこちらを真っ先にチェックしましょう。

ブラインドタッチや長文ライティングなど、タイピングのトレーニングをするのに最適な文章例文を探すなら、やっぱり実際のワープロ試験で使用されている問題を参考にするのが一番ですからね。

こちらにも別の試験の例文が少し掲載されています。

パソコン入力スピード認定試験 過去問題 | 公益財団法人全国商業高等学校協会

おすすめの文例集7冊

書き方の基本 まねして書ける! OK文例集

雑誌『プレジデント』の人気企画「書き方」特集の傑作選をまとめたムック本。

例文自体の数は少ないですが、悪い見本と良い見本がわかりやすくまとめられているので、最初のとっかかりとしての一冊にいかが？

５分で送信！ビジネスメール速書き文例集

ビジネスメールの例文が豊富な文例集。

書名の通り「5分」とまではいかないかもしれませんが、失礼のないメールをなるべく早く効率的に書きたいなら、こういったレファレンス本はいつも傍に置いておきたいですね。

そのまま使える! ビジネスメール文例大全

メールだけでなく、最近増えてきたビジネスチャットの文例も含め366ものフレーズが収録された文例集。

書き方以外にもメールの送り方についてのマナーなども解説されているので、社会人として一度はじっくり読み込んでおいては？

すぐ役立つお礼・祝いの手紙マナー&文例集

お祝いやお礼の手紙・メールを書く際に参考になる例文が豊富な文例集。

普段あまり馴染みのない手紙独特の用語についても解説してくれているのもポイント。Kindle unlimited対応（※記事投稿時点）なので気軽にチェックできるのもいいですね。

紙・はがき・一筆箋の書き方と文例集

何かと書く機会が多い「一筆箋」の文例がまとめられた一冊。あれって、意外と何を書こうか迷いますからねぇ・・・。

こちらもKindle unlimited対応。ほかにも読み本題対象の例文集は色々とあるので、加入者はぜひチェックしてみましょう。

これだけは知っておきたい「作文」「小論文」の書き方

採用試験や資格試験でおなじみの作文・小論文の書き方が学べるのがこちらの本。

採点者の視点から添削例や模範文例などとともに押さえておくべきポイントを解説しているので、就活中の方や転職を考えている方は目を通してみては？

【増補改訂版】はじめての英語論文 引ける・使える パターン表現＆文例集

英語論文やレポートを書く機会が多い学生さんなどは、ぜひ持っていて欲しい一冊。

頻出のパターン40表現＋関連ボキャブラリー1000語句をもとに英文ライティングの基礎やブラッシュアップのコツがわかりやすくまとめられています。

まとめ

今回は、堅い文章・柔らかい文章の書き方について解説しました。

最後にもう一度、記事の内容をおさらい。

本来なら、相手によって書き分けなどせず、硬軟のバランスに優れた「プレーンな文章」が書ければ一番良いのですが、そういった文章が最も難しいのは誰もが知るところ。

こればかりは何度も書きながら体で覚えていくしかありませんね。

とりあえず堅い文章の書き方の基本さえしっかりマスターしておけば、致命的な失敗は避けられるので、まずはこちらから学ぶのがオススメ。

文章スキル全体をアップさせたい方は、専門の文章講座を試してみるのもいいかもしれません。

最近はオンラインで手軽に学べるところも増えていますし、無料体験なども実施しているようなので、興味がある方はぜひチェックを。

無料あり：現役ライターおすすめオンライン文章講座5選【33種比較】

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文章ミスの怖いところは、知らず知らずのうちに相手にとって失礼な行いをしていることに書き手自身が気付けない点にあります。

一刻も早く、正しい知識を身につけ、避けられるトラブルは積極的に回避していきましょう！