文章の書き方

いますぐ使える。無料で紙やWord・Excelの文書をPDF化する方法

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  • 紙の書類やワード・エクセルの文書をPDF化したい
  • 無料で文書をPDF化する方法ってあるの?
  • どれが一番簡単なの?

こんな疑問を解決する記事を書いてみました。

このページでは、

  • Word・Excelの文書ファイルを簡単にPDF化する方法
  • 紙の文書(書類)をPDF化する方法
  • おすすめの無料アプリ・サービス

などをまとめています。

僕も普段からこれらのツールを活用しており、大切な文書や紙類はほぼすべてPDF化してバックアップを取るようにしています。

ここで紹介するアプリやサービスを使えば、誰でもあっという間に紙やWord・Excelの文書などをPDF化することができますすよ。

PDFとは?

PDF(Portable Document Format)は、Photoshopなどのデザインソフトで有名なアドビシステムズが開発・提唱している電子文書のファイルフォーマットです。

パソコン(Windows/Mac)やスマホ(iPhone/Android)のOSの違いや、ソフト・ブラウザなどの閲覧環境に左右されず、ほぼ同じレイアウトやデザインで文章・画像を見ることができるため、世界で最も普及している書類フォーマットの一つと言えます。

文書をPDF化するメリット

他の人とのやり取りに便利

PDF形式の文書ファイルは、どんなパソコン・スマホでも開くことができるため、仕事相手とファイルのやり取りをするときなどに重宝します。

仕事で使うPCならWordやExcelは大抵インストールされているとはいっても、OSやソフトのバージョンの違いなどによってファイルが開けなかったりすることもあります。

PDFならレイアウトが崩れることもなく、作成した文書をそのままの見た目で確認できます。

印刷しやすい

文書を紙に印刷する(印刷し直す)ときも、PDFのほうが便利です。

レイアウト崩れが起こりにくいというのは、印刷の際にこそ真価を発揮するメリットといえます。実際に、校正や印刷物のやり取りはPDFでやり取りされることがほとんどですね。

セキュリティーが優れている

PDFならパスワードや電子証明書などを設定して、セキュリティーを強化することも可能です。

特定の人だけ閲覧できるようにしたり、文書の編集を禁止したり、万が一改ざんされた場合はその内容を検出したりもできます。

Word(ワード)やExcel(エクセル)の文書を無料でPDF化する方法

Word・Excelの標準機能を使う

最も簡単なのがこの方法。Word(Excel)2007以降なら標準の保存機能にPDFが選べるようになっています。

やり方「名前を付けて保存」を選び、「ファイルの種類」で「PDF(*.pdf)」選ぶ

OS(Windows10/Mac)の標準機能を使う

いわゆる「仮想プリンタ」と呼ばれる機能で、通常のプリンタ印刷と同じ要領でPDFを作成することができます。

やり方Windows10の場合:「印刷」を選び、「プリンター」として「Print to PDF」を選ぶ

Macの場合:「プリント」を選び、メニュー左下の「PDF(PDFとして保存)」を選ぶ

オンラインのPDF変換サービスを使う

上記の方法でうまくいかなかったり、レイアウトが崩れてしまう場合は、無料で利用できるPDF変換サービスがおすすめです。

OfficeアプリがインストールされていないPCで、メールで届いたWordやExcelファイルを確認したいというときにも役立ちます。

フリーのPDF変換ソフトを使う

「ファイルをネットにアップするのが心配・・・」という方は、無料で配布されているPDF変換ソフト(アプリ)を使うのがおすすめです。

Webアプリと違い、ネットが繋がっていない環境でも使えるため、念のために1つはインストールしておくといいですね。

紙の文書(書類)をPDF化する方法

スマホのカメラで文書を撮影する

無料でPDF化を行うなら、こちらの方法になります。

文書スキャン専用のアプリなどを使えば、画像補正やPDF変換なども自動で行ってくれるため、急ぎの用事などに使うと便利です。

スキャナーでスキャンする

専用のドキュメントスキャナーや複合プリンターがあれば、そちらで紙をスキャンするのもおすすめです。

当然、スマホカメラよりも鮮明なスキャンが可能ですし、大量の書類を高速でスキャンすることもできます。

これらの機器を持っていない方は、レンタルサービスを利用するという手もあります。

コンビニでスキャンする

コンビニに置いてあるコピー機にスキャン機能が付いているのをご存知でしたか?

PDF化ももちろん可能。作成したデータはUSBメモリやスマホに送信することができます。

当然いくらかの料金がかかってしまいますが、出先などで高精細なPDFが必要なときは利用してみるといいのでは?

おすすめの文書⇢PDF化フリーソフト・アプリ

CubePDF(Windows)

OSのPDF化ツールと同様、「仮想プリンタ」として動くPDF変換ソフト。

PDFだけでなく、ベクター形式のファイルやJPEG、PNGなどの画像ファイルとしても保存可能。無料ソフトにもかかわらずパスワード設定などができるのもポイントです。

印刷所などでも推奨しているツールなので、Windowsユーザーはぜひともインストールしておくことをおすすめします。

CubePDF

PDF Expert(Mac/iPhone)

Macで文書ファイルのPDF化を行いたいならこちらがおすすめ。※ただし無料バージョンは体験版です。

PDF変換だけでなく、閲覧・編集機能も非常に優れており、文字検索などもできます。

iPhone/iPadアプリもあるので、スマホでよく文書のやり取りをする方は入れておくといいかもしれません。

PDF Expert

Acrobat Reader(iPhone/Android)

PDFの本家・アドビシステムズの公式PDFビューワーがこちら。

モバイルアプリにはスキャン機能も搭載しており、紙の文書をカメラで撮影⇢PDF化が行えます。

PC(Mac/Windows)版もありますが、無料版ではPDFファイルの作成はできません。

Acrobat Reader

オンラインで文書をPDF化してくれるサービス

OneDrive

MicrosoftのクラウドストレージサービスであるOneDriveには、PDF変換機能が付いています。

普段からOfficeファイルなどをこちらで保存・管理している人は手軽に利用できて便利ですね。

OneDrive

Google Drive

Googleのクラウドストレージサービスにも、PDFエクスポート機能が搭載されています。

ただし、一度Googleドキュメントやスプレッドシートの形式に変換されてしまうため、多少レイアウトが崩れる恐れもあるのでご注意を。

Google ドライブ

Smallpdf

PDFの変換だけでなくファイルサイズの圧縮や暗号化、ページの削除やテキスト・画像の追加といった編集も行えるオンラインツール。

Google DriveやDropboxのファイルを直接指定することも可能。Gmailと連動したChrome拡張もあります。

ファイル変換はすべてSSLで保護されており、サーバーに残ったファイルも自動削除するようになっているので、セキュリティ面も安心です。(※それでも心配な方はデスクトップインストール型の有料アプリも用意されています)

Smallpdf

CloudConvert

PDFだけでなく、様々なファイルの相互変換が行えるオンラインツール。

その数なんと218種。URLを直接指定したりクラウドストレージのファイルからの変換も可能です。

PDFファイルに特化した加工サービスだと↑のSmallpdfに軍配が上がりますが、書類だけでなく音楽や動画ファイルなどの変換をやりたくなったとき用にこちらもブックマークしておくことをおすすめします。

CloudConvert

管理人が使っているのは・・・?

僕はいまのところ、下記のような感じで使い分けています。

重要でない書類

Word・Excel⇢PDF:デフォルト機能 or Smallpdf
紙⇢PDF:Acrobat Reader(Android版)

重要な書類

Word・Excel⇢PDF:デフォルト機能 or PDF Expert(Mac)
紙⇢PDF:コンビニ or ドキュメントスキャナー(ScanSnap)

ScanSnapは、以前は持っていたのですが、故障して処分してしまってからはDMMのいろいろレンタルを年に数回利用してまとめてスキャンしています。

大掃除気分で家にある紙類をすべてスキャンしてPDF化しすると、思っている以上に部屋がスッキリとするので、整理整頓好きはぜひ一度、お試しを。

スキャナー自体もレンタルなので、場所を取らずに一石二鳥ですよ。

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書く人。広告コピー・コラム・小説など、いろいろ書いてます。 ※noteで即興ショートショート執筆中。

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