文章の書き方

【方法は1つ】超効率的な文章校正・校閲のやり方とは?【手順は6つ】

speed-proofreading

せっかく書いた面白い内容も、美しい文体も。ほんのわずかな誤字や齟齬ひとつでその説得力・魅力が台無しになってしまうことも少なくありません。

よって、文章作成には校正・校閲といった作業が必要不可欠です。

しかし、文章を書くのが好きな人でも、これらの修正作業は苦手だったり嫌いだったりすることも多いのが現実ですよね。

かくいう僕も、昔からうっかりミスが多く、自分が書いた文章を読み返してうんざりするのが嫌でテキトーに軽く確認するだけ、ということも少なくありませんでした。(まあ、単に面倒くさがりなだけというのもありますが)

とはいえ、間違いだらけの文章を世に出すわけにもいかないので、なるべく効率的にぱぱっと修正作業を終えられるようアレコレと模索し、現在に至るというわけです。

というわけで、今回はそんな僕が実際に使っている校正・校閲方法やコツについてまとめてみました。

ここに書かれている方法を実践すれば、校正・校閲にかかる作業時間を半分、あるいは10分の1以下におさえることができるようになるはず。ぜひお試しあれ。

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結論:自動化・外注化する

最初に言ってしまうと、校正・校閲という作業は最大限自動化・外注化してしまい、書き手は推敲にのみ注力すべきというのが、僕が出した結論です。

校正・校閲・推敲の違い

前提として、校正・校閲・推敲というのは、それぞれ以下のような作業を言います。

  • 校正:印刷物(ゲラ)と元の原稿を突き合わせて、誤りや不備を直すこと
  • 校閲:内容における間違いや矛盾、事実齟齬などを正すこと
  • 推敲:文章を何度も練り直すこと

文章の修正作業を効率よく行うためには、まずこれらの違いをしっかりと認識していることが大切です。

校正・校閲はツールやアウトソースに任せる

ぶっちゃけてしまえば、校正・校閲作業は書き手自身が行う必要がまったくありません。

校正も校閲も、機械的に間違いを正すという意味では同じなので、誰がやっても成果物は同じです。というか、そうでなければいけません。

それならば、機械的な作業が得意な専用ツールや、その道のプロに任せてしまったほうが速いし正確です。我々素人が無理に張り合う必要はありません。

では、校正・校閲を機械任せ・人任せにした僕らは、何に時間を使うべきなのでしょうか?

書き手は「推敲」に注力する

書き手が時間を使うべきなのは、校正・校閲ではなく「推敲」です。

その理由は、書いた内容を真に理解しているのが書き手本人しかいないからに他なりません。

どんなことを伝えたいのかをしっかりと把握し、どのような構成・文体で表現するのが最も適切か。その判断は書き手本人にしかできません。

もちろん読者目線からどのように感じるのかを知るために、他の人に文章を読んでもらうというのも有効ですが、それでも最終的にどこをどのように直すのかの決断は書き手に委ねられています。

他の人やツールでもできる作業は素直に任せ、自分にしかできない作業に注力する。それこそがもっとも効率的・効果的な仕事のやり方と言えるのではないでしょうか。

※推敲のコツについては↓の記事で詳しくまとめていますので、よろしければご参考に。

文章推敲のやり方・コツまとめ。おすすめ推敲ツール5選【ポイントは3つ】

校正・校閲・推敲の手順・コツ

お次に、実際に僕が文章を直す際の手順やコツについて紹介します。

自動化・外注化と言っても、すべてを機械任せ・人任せにしてしまうのはツールの成熟度的にもこちらのコスト的にもあまり現実的ではないので、適宜自分でもチェックしています。そのあたりの組み合わせ方についてもまとめています。

校正・校閲する際の手順(フロー)

1.別のツール・画面に文章をコピーする

ひととおり文章を書き終えたら、僕はあえて書いた文章を別のエディタなどに移してから推敲作業を行うようにしています。

これによって、文章全体を違った角度からしっかりと読み直すことができ、読者目線で独りよがりな文章に気づいたりすることができます。

普段横書きで文章を書いている人は、縦書きエディタを使ってみたりするのもいいですし、エディタだけでなくフォントや文字の大きさを変えてみるのも有効ですね。

タブレットやスマホなど、画面自体を別にするのもおすすめ。特にiPadはPDFでのゲラチェックなどにも使えるので、物書きならぜひとも常備しておきたいところです。

昔から、文章を直す際には一旦紙に印刷したほうがいいという意見がありますが、工夫すればわざわざプリントアウトする必要はないかと。※僕はプリンタ自体を処分してしまいました。

2.推敲をしっかりと終える

この時点では誤字脱字や表記の揺れなどは気にせず、あくまで文章の内容や表現を洗練させることに注力しましょう。

ちなみに、僕が使っている文章校正ツール『文賢』には「推敲支援」機能が付いていますが、この時点ではあえて使用せず、あくまで自分の感性で文章を読み返し、直すようにしています。

ポイントは、校正・校閲作業に入るまでに推敲を完全に終えてしまうこと。

文章というものは、読み返すと何度でも手を入れてしまいたくなってしまうものですが、一旦推敲作業を終えたら(校正・校閲作業に入ったら)二度と内容には手をつけないくらいの気持ちで、しっかりと推敲を終わらせてください。

3.ツールで校正・校閲を行う

前述した『文賢』に推敲を終えた文章をコピーして、自動チェック機能で抽出された間違いをひとつひとつ直していきます。

誤字脱字が多い傾向がある人は、他のツールも組み合わせてダブルチェックするのもおすすめです。

4.校正・校閲を外注する

ある程度ボリュームがある文章や、正確性が厳密に求められている文章などは、ツールを使った後で専門家にあらためて校正・校閲を依頼することもあります。

以前は、出版社を通してしかこういったプロにアクセスする手段がありませんでしたが、最近では編プロ・校正プロのサイトから直接オーダーしたり、クラウドソーシングサービスを利用するなどして、アマチュアでも手軽にプロの校正・校閲サービスを活用することが可能となりました。

個人ブログやアフィリエイトサイトくらいならツールで充分だと思いますが、KDPやnoteなどを使って自分で本格的に電子書籍や有料情報などを販売しようと考えている方は、しっかりした校正・校閲サービスを検討してみるのもおすすめです。

5.誤字脱字のチェックを行う

ツールや外部の校正・校閲サービスを利用した場合でも、最後に一度は書き手本人の目で文章を一通り確認しておいたほうがいいでしょう。いくらツールやプロといっても、やはり漏れをゼロにすることは不可能に近いですからね。

僕の場合は、以下の順序で文章ミスのチェックを行っています。

  1. 誤字脱字
  2. タイプミス
  3. 誤変換
  4. 不適切な表現

目視チェックの際は、次項で紹介するようなポイントを踏まえてなるべく見落としがないように心がけましょう。

6.文章全体の表記を統一する

最後に、文章の表記統一を行うことで全体をしっかりと引き締めましょう。

統一すべき表記としては、以下のようなものが挙げられます。

  • 漢字のひらき
  • 全角・半角
  • 送り仮名

自分なりの表記ルールを持っていない方は、共同通信社の『記者ハンドブック』を参考にするのがおすすめです。

記者ハンドブック 第13版 新聞用字用語集 | 一般社団法人共同通信社 |本 | 通販 | Amazon

コツ1:推敲→校正・校閲の順番で作業する

仕事で文章を書く機会が多い人なら、誤字脱字のチェックをしたあとにあらためて内容な構成を手直ししたせいで、また新たな誤字脱字を作ってしまった・・・なんて経験があるのでは?

事実誤認や矛盾点などをまず確認してから、全体の構成や細かな表現を直し、誤字脱字などのチェック作業は必ず最後に行う。

この順番を間違えてしまうと、する必要のない読み直しや書き直し作業を何度も強いられることになりますのでご注意を。

コツ2:重要な内容齟齬は執筆前に済ませておく

校閲は推敲の後に行う、といっても、実は大まかな部分のチェックは執筆前のアウトライン書き出しの時点で行うようにしています。

なぜなら前提となっている知識や情報が間違ってしまっていると、そもそもの内容自体が成立しなくなってしまい、すべてを書き終えた後になって文章全体を丸ごと書き直す・・・なんてことにもなりかねないからです。

間違っていると致命的な知識・情報がないか?

この点はあらかじめしっかりと確認しておくようにしましょう。

コツ3:自分で校正・校閲を行う場合は項目ごとに分けて行う

文章を読み返すとき、一度にすべての修正項目をまとめてチェックしようとする人が多いかと思います。

一見すると効率的に思えるこのやり方。実はいうほど効率的でないばかりか、かえって非効率なのを知っていましたか?

なぜかというと、人間は一度に複数の事象に集中することにあまり向いていないため、どうしても見落としが発生しやすくなってしまうから。

文章を直すときは、修正項目をひとつに絞って文章全体を一通りしっかりと読み返す。

面倒に思えるかもしれませんが、この方法がもっとも効率的です。

コツ4:校正記号は覚えなくていい

僕は校正作業のほとんどをパソコン上で行っているので、ここ数年は校正記号をまったく使っていません。

そもそも履歴がしっかりと残るエディタなら、その場で直接修正してしまったほうが早いですからね。

紙の原稿・ゲラに手書きで校正することが指定されている仕事などはその限りではありませんが、その場合もハンドブック片手に作業すればOK。何度か経験を積めばそのうち自然と覚えられます。

校正記号の使い方―タテ組・ヨコ組・欧文組 | 日本エディタースクール |本 | 通販 | Amazon

ワード(Microsoft Word)の校閲機能は使える?

結論としては、

  • 仕事で普段からWordを使っている人は、他の校正ツールと組み合わせて使うべき
  • 別のエディタを使っている人はわざわざ使う必要はない

こんな感じでしょうか。

Wordの「校閲」ツールは大きく分けて以下の2種です。

  • 自動で修正箇所を見つけてくれるスペルチェック機能
  • 文章を直した履歴を保存するセーブ機能

※設定画面からチェック強度を変えることも可能

スペルチェックの指示はエディタ画面に赤や緑の波線で表示されているので、気づいた人もいるのでは?

精度自体は可もなく不可もなくといったところ。あくまでエディタのおまけ機能なので、下記で紹介する校正専用のツールと組み合わせて使うのがおすすめです。

変更履歴が残せる記録機能は、校正よりも推敲の際に便利。Ulyssesにも似たようなバックアップ機能がありますがとても重宝しています。

複数ユーザーで同じ文章ファイルに手を加えた時もそれぞれの名前で履歴が残るため、外注した文章をチェックするときなどにも役立ちます。

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おすすめの校正・校閲ツール&アプリの紹介

文賢:校正・校閲から推敲支援まで行ってくれる総合ツール

僕が実際に使っているのがこちらの校正ツール。

初期費用(10,800円)+月額費用(1,980円)と、そこそこのコストがかかってしまうため、実はしばらく導入を躊躇してしまっていたのですが、いまではもっと早く使えばよかったと後悔するくらいです。

なぜならこのツールは、一般的な誤字脱字や誤用のチェックだけでなく、句読点のバランスや表現のバリエーションなど、より読みやすい・伝わりやすい文章を書くための機能が備わっているから。これらをすべて目視や辞書片手に確認する手間を考えたら、その便利さがわかるというものです。

「文賢は使えない」評判は本当? 損をしない『文賢』の使い方7選

使い方も文章をコピペするだけと非常に簡単。Google Chromeユーザーならさらに専用の拡張機能まで用意されています。

まだまだチェック漏れもゼロではないので、完全にこれ一つにすべてを任せるとまではいきませんが、文章修正の時間を大幅に削減できることは間違いないですね。

文章の完成度を高めるライティングツール【文賢】

ATOKクラウドチェッカー:ATOKユーザーなら無料で使える校正ツール

僕は↑の文賢とこのツールを組み合わせて、文章をダブルチェックしています。

このツールに搭載されているのは、JustSystemが定価5万円ほどで販売している本格的な文章校正ソフト『Just Right!』と同じ校正エンジンです。それがATOK Passport(プレミアム版)ユーザーなら無料で使えるというのですから驚きです。

文章を書くことを仕事にしている人の中にはATOKユーザーも多いかと思いますので、利用しないと損というものですよね。

ATOKクラウドチェッカー

TATEditor

目視で校正を行う際は、いつもと使っているのとは別のエディタを使うのがおすすめ。

中でも普段横書きのエディタを使っている人におすすめなのが『縦書きエディタ』です。

【小説向け】無料のおすすめ縦書きエディタ・アプリ11選【フリーソフト】

TATEditorはフリーソフトながら有料エディタに負けず劣らずの充実した機能を備えているのが大きな特徴です。

Windows/Mac/Android/iPhoneなどマルチプラットフォーム対応なので隙間時間にスマホでプチ校正、なんてこともできちゃいますよ。

TATEditor

テキスト読み上げリーダー

目視以外にも、読み上げた文章を耳で確認するのも、間違っていたり不自然な言い回しを発見するのに効果的です。

そういったときにおすすめなのが、入力した文章を自動で読み上げてくれる『文章読み上げツール』です。

【文章⇢音声】テキスト読み上げアプリ・サイト15選【無料・有料】

フォームに文章をコピペするだけと使い方も簡単。無料で使えるものも多いので疲れた目を休ませるときなどに気軽に使うのもいいかも。

※↑で紹介した『文賢』にも音声読み上げ機能が付いています。

テキスト読み上げリーダー

Good Notes:iPadでPDF校正ができる手書きノートアプリ

最近はゲラもPDFでやり取りするのが当たり前になってきましたね。

そういったとき、いちいち原稿をプリントアウトするよりも、PDFをそのままiPadなどのタブレットに表示させて直接修正点を書き込んでしまえば、やり取りもスムーズに行えます。

そんなときにぴったりなのが、いわゆる『手書きノート』と呼ばれるアプリです。

個人的にはGood Notesが最も使いやすいと感じていますが、そのあたりはそれぞれの作業スタイルに依存します。

PDF ExpertやMetaMoji Note、UPADといった類似アプリを、できればすべて試して、自分に合ったものを見つけてください。

‎GoodNotes 5

まとめ

最後に結論をもう一度。

校正・校閲はなるべく自動化or外注化して、書き手は推敲に集中する。

こうすることが最も効率よく、大量にクオリティの高い文章を書き続けるコツです。

ツールやアウトソーシングにかけるコストを考えて躊躇してしまう方もいるかと思いますが、自動化・外注化によって現在の何倍も質の高い文章を数多く生み出せるようになることで得られる利益を考えれば、これらの投資コストなどあっという間に回収できてしまいます。

特に、『文章校正ツール』は、これからの時代の物書きには必須となることは間違いないと僕は確信しています。

まだ一度も文章校正ツールを使ったことがない、という人は、まずは無料のものからでいいので、ぜひ実際に触ってその便利さを実感してみてくださいね。

【無料/有料】日本語の文章校正ツール・ソフト28種比較【mac/Windows】

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